Como organizar melhor o seu dia a dia

organizador de tarefas

por Thayza Melo

organizador de tarefas

Para quem trabalha em casa ou tem um pequeno negócio é muito muito dificil organizar as tarefas do dia a dia e focar em coisas que são de verdade importante.

Fazemos um monte de tarefas “lixo” todos os dias, que as vezes nem precisamos fazer, mas por rotina ou por falta de estratégia seguimos fazendo. Já pensou nisso?

Para você conseguir decolar algo é preciso determinação e muito trabalho e para conseguir que isso funcione é preciso organização.

Eu uso há alguns anos o método GTD –  Getting things done. É um método de listas de tarefas que te ajuda a concentrar as coisas em um só lugar.

A metodologia é bem fácil, mas implementar e seguir é uma mudança de hábito e toda mudança de hábito requer muita disciplina. Você começa, e acaba voltando aos velhos hábitos, mas tem que ter a força de recomeçar e readaptar muitas vezes para ir melhorando a sua qualidade de vida.

Se você se organiza, o seu tempo rende mais e é impressionante o resultado.

Os passos básicos são:

Anotar as tarefas: Anote tudo, tudo, absolutamente tudo o que você tem que fazer. Na vida pessoal e profissional. Dedique um bom tempo nesse ponto, é importante.
Exemplos: Pegar a roupa na lavanderia, mandar email marketing de Natal, fazer as compras antes da viagem, Ir no banco pegar os novos cartões.

Processar: Depois de anotar as tarefas, você vai processar, quer dizer que você vai analisar que tarefas são importantes, quais são de média importância e quais são as tarefas lixo. Aqui você pode organizar por contextos, tipo, pessoal, profissional e classificar cada uma delas.
Pense em cada tarefa de acordo com os objetivos que quer atingir. Por exemplo: Não adianta nada investir em marketing se você ainda precisa terminar de definir o seu produto. É melhor focar em testar a qualidade, buscar materiais. Deixe a tarefa de marketing anotada lá para o futuro.

Organizar: Com os resultados da fase processar, você vai colocar as tarefas em um sistema de confiança para que a sua cabeça não tenha que lembrar de tudo. Tarefas vão para uma lista de tarefas, os projetos para lista de projetos, os planos para o futuro para uma incubadora e as informações de referência para um arquivo.

Eu tenho dois sistemas que me ajudam nesse momento.

Evernote: Tenho tudo anotado lá: meus projetos, planos para o futuro, idéias. O Evernote é free e vale muito a pena. Tenho inclusive uma lista de projetos dividida entre pessoal e profissional.

Hightrack: uso para tarefas do dia a dia. Quando um projeto do evernote entra em produção, anoto todas as tarefas dele no Hightrack e assim sei o que tenho que fazer em cada momento. Também anoto no hightrack tarefas do dia a dia. Tem versão free também.

Fazer: Esse é o momento que você vai estar executando as suas tarefas. Eu tento ser ao máximo mono tarefa, assim termino antes o que estou fazendo e com mais qualidade. Por exemplo: Quando você pegar uma tarefa para fazer, tente terminar, não leia emails, não se distraia com outras coisas.

Analisar: Esse é o momento que você verifica o que fez, o que não fez, o que precisa melhorar alinhado com os seus objetivos.

Tenho dois momentos análisar:

Diário: Antes de terminar o dia vejo o que consegui completar e o que ficou, assim ordeno novamente as tarefas e encaixo, sempre sendo realista com a minha capacidade de fazer as coisas. Eu também vejo como estou de tarefas para o dia seguinte.

Semanal: Uma vez por semana, também faço uma análise maior, se consegui chegar mais perto do meu objetivo, o que houve de bom e que deu errado. E assim corrijo possíveis problemas.

O GTD também tem a regrinha de ouro de 2 minutos. Se você ver uma tarefa no momento de processar ou de anotar e você levar menos de dois minutos para fazer, faça naquele momento. Por exemplo: Agendar o dentista. É melhor ligar e já marcar, é mais rápido e eficiente que anotar na agenda para fazer outro dia.

Para quem quiser saber é só procurar o livro do método GTD, o autor é David Allen.

Eu também leio muito o blog Think Wasabi, –  http://thinkwasabi.com/  em espanhol.

Eu voltei aos velhos hábitos muitas vezes no começo e tive que recomeçar, atualmente, quando vem um chuva de coisas para fazer, também me desordeno, mas a diferença é que volto rápido ao método e me organizo novamente. É o resultado você sente quando termina tudo o que tinha que fazer e vê que sobrou tempo livre para fazer outras coisas.

E se quiser tem um organizador semanal muito produtivo preparado pela Happy Things. Para baixar, clique no botão abaixo:

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About The Author

Thayza Melo

Analista de Negócios e Designer por formação, empreendedora por inspiração. Gosta de aprender tudo o que pode, sempre esta atrás de algo novo. Viveu na Espanha por 5 anos e lá fundou a empresa Santa Mistura . Voltando para o Brasil, descobriu outra forma de aproximar o designer das pessoas e fundou a Happy Things , empresa criativa e feliz, que transforma a papelaria em algo mais bonito e divertido.

  • Curti demais o organizador. Estava criando um ontem para mim, mas vou pegar esse e fazer algumas pequenas alterações de estrutura de acordo com minhas necessidades. =) Thanks

    • Hei Armando!

      Obrigada e estou bem feliz que você curtiu o organizador. Um abraço. Thayza

  • Trabalho com meu blog e uma loja virtual, muitas vezes deixo algumas atividades pendentes, por mais que sejam anotadas na agenda. Ótimas dicas!

    • Oi Mariana,
      Eu também tenho o blog e a loja virtual e as pendências sempre estão na nossa porta. Que bom que você gostou das dicas.
      Que te ajude muito no dia a dia
      um beijo
      Thayza